Plánovací tabule

Plánovací tabule je hlavní nástroj koordinátora pro obsazování směn. Zobrazuje pracovní místa z objednávek jako karty rozdělené do sloupců a umožňuje s nimi pracovat přímo — obsadit, rezervovat, uvolnit nebo z nich rovnou poslat zprávu pracovníkům.

Najdete ji v menu Plánování směn, které obsahuje ještě dva další pohledy na stejná data a číselník šablon:

Položka	K čemu slouží
Plánovací tabule	obsazování po kartách, hlavní pracovní pohled
Časová osa	směny v čase, vhodné pro kontrolu návazností
Plánovací kalendář	kalendářový pohled na naplánované směny
Šablony směn	předpisy opakovaných směn, ze kterých se objednávky generují

Filtry v hlavičce

Nad tabulí se nastavuje, co se má zobrazit. Filtr si vyberte dřív, než začnete obsazovat — tabule načítá jen to, co odpovídá nastavení:

• období (rozsah dat),
• pracoviště,
• středisko,
• místo výkonu práce,
• typ práce,
• stav pracovního místa.

Filtry lze uložit i resetovat a tabule si je pamatuje mezi otevřeními. Vidíte přitom vždy jen data středisek, ke kterým máte přístup — pracovník bez přiřazeného střediska žádné směny neuvidí.

Práce s kartami

Karta představuje jedno pracovní místo na konkrétní směně. Nad kartou jsou dostupné akce:

Akce	Co udělá
Obsadit	přiřadí pracovníka na místo
Rezervovat	místo drží pro pracovníka, dokud rezervaci nepotvrdíte
Schválit	potvrdí rezervaci a změní ji na obsazení
Uvolnit	pracovníka z místa odebere a místo nabídne dál
Náhradník	označí pracovníka jako náhradníka, bez závazku na smlouvu
Zrušit / Odebrat	zruší směnu nebo celé pracovní místo
Docházka	z obsazené směny založí záznam docházky

Pracovníka lze na kartu také přetáhnout myší. Tabule umožňuje vybrat víc karet najednou a zpracovat je jednou akcí.

Vedle práce se směnami lze z tabule otevřít nebo uzavřít objednávku, zkopírovat ji, zobrazit nebo skrýt na webu pro pracovníky, nastavit výchozí ocenění a objednávku vytisknout.

Hromadné zprávy z tabule

Z vybraných karet jde rovnou odeslat hromadnou SMS nebo hromadný e-mail — hodí se při shánění lidí na neobsazené směny. Postup a limity hromadných rozesílek popisuje hromadné odesílání SMS a komunikace.

Oznámení pracovníkovi

Při obsazení, rezervaci a uvolnění může Stafio pracovníka upozornit e-mailem i SMS. Zda se oznámení odešle, zaškrtává koordinátor na dialogu dané akce.

Událost	Šablona mailu i SMS
obsazení místa	WA_JOB_OCCUPIED
rezervace místa	WA_JOB_RESERVED
uvolnění místa	WA_JOB_FREED

Pokud šablona pro některý kanál není nastavená, ten kanál se tiše přeskočí — můžete tedy mít třeba jen SMS. Neúspěšné odeslání nikdy nezruší samotnou operaci se směnou: obsazení proběhne i tehdy, když se zprávu nepodaří doručit.

Oznámení k rezervacím z pohledu objednávky (JOB_OCCUPY, JOB_APPROVE_RES, JOB_CANCEL_RES, JOB_SUBSTITUTE) popisují objednávky.

Když se pracovník na směnu hlásí sám

Přihlášení z mobilní aplikace nebo z webu prochází přísnějšími kontrolami než obsazení koordinátorem. Nastavují se na pracovišti a typu práce:

• minimální počet odpracovaných směn — dokud pracovník neodpracuje stanovený počet směn daného typu práce na daném pracovišti, sám se přihlásit nemůže;
• minimální pauza mezi směnami — mezi koncem předchozí a začátkem další směny musí uplynout nastavený počet hodin.

Při obsazení z back-office se stejná pravidla vyhodnotí jen jako upozornění, takže koordinátor může se znalostí situace rozhodnout jinak.

Časté potíže

Karta na tabuli chybí. Zkontrolujte filtry v hlavičce (období, pracoviště, středisko, stav) a přiřazení středisek u svého účtu — vidíte jen průnik toho, co filtr vybírá a k čemu máte přístup.

Pracovníka nelze obsadit. Stafio brání obsazení, když nemá platnou smlouvu pokrývající datum směny, když je vyčerpaný limit hodin na dohodě nebo když se směna překrývá s jinou. Hlášení vždy uvádí konkrétní důvod; řešením bývá nová smlouva nebo dodatek, ne obejití kontroly.

Přesun mezi smlouvami. Převod obsazené směny na jinou smlouvu téže společnosti je běžný postup při přepočtu mezd (například z DPČ na DPČ-ZMR) a je možný i u vyfakturované směny — faktura zůstává beze změny, přepočítá se jen mzda.