Jak vkládat tiskové sestavy

V této kapitole si přečtěte

1. Jak vkládat tiskové sestavy
2. Tiskové šablony
3. Tisky nových dokumentů
4. Řešení problémů s tiskem

Dokument obsahuje stručný návod, jak vytvářet a upravovat šablony tiskových sestav.

Tisková šablona vs tisková sestava

Tiskovou sestavu si představte jako sadu údajů, které je možné zobrazit v dokumentu. Příkladem tiskové sestavy je pracovní smlouva, která obsahuje např. jméno, příjmení, platnosti od a do a další údaje. Dostupné údaje pro různé tiskové sestavy jsou uvedeny v Automatická pole pro tiskové sestavy DOC, XLS, iReport.

Naproti tomu šablona tiskové sestavy je vizuální podoba dokumentu. Příkladem můžou být dokumenty osoby: osobní dotazník a přístupová kartička (oba dokumenty obsahují údaje týkající se osoby, ale každý vypadá jinak).

Jak určit tiskovou sestavu

V praxi se setkáváme nejčastěji s tiskovými sestavami uvedenými v této kapitole, kde je uvedeno i jejich použití. Pro přehlednost je zde uveden rozhodovací strom pro určení správného typu dodatku.

Dokument osoby (PERSON_DOC_REP)

Sestava obsahuje údaje o osobě, např.:

• Jméno a příjmení
• Kontaktní údaje
• Adresy (trvalou, přechodnou …)

Sestava se používá např. pro osobní dotazník, identifikační kartu, žádost o LP (pokud neobsahuje datum), a obecně jakékoliv údaje, které se týkají osoby a neobsahují údaje o zaměstnání. Šablonu s touto sestavou je možné vytisknout, i když pro danou osobu neexistuje pracovní smlouva.

Pracovní smlouva (EMPLOYMENT_REP)

Sestava obsahuje kromě údaje o osobě, např.:

• Platnost od, do
• Pozice
• Místo výkonu práce

Sestava se používá např. pro pracovní smlouvu, ale může obsahovat i dokumenty, které se tisknou vždy, když se tiskne pracovní smlouva (např. souhlas se zpracováním osobních údajů nebo pracovní řád). Sestava by se naopak neměla použít pro dokumenty, které se mohou tisknout vícekrát v průběhu existence smlouvy, např. mzdový výměr, který se může během platnosti smlouvy měnit.

Dokument pracovní smlouvy (EMPLOYMENT_DOC_REP)

Sestava obsahuje shodné údaje jako Pracovní smlouva.

Sestava se používá pro jakýkoliv dokument, který obsahuje data z pracovní smlouvy (např. platnost od, do, místo a druh práce …), ale není to pracovní smlouva. Může se jednat např. o dočasné přidělení, které se liší podle zákazníka nebo pracovní řád. Zároveň platí, že existenci tohoto dokumentu není potřeba evidovat - dokument se pouze vytiskne.

Příloha pracovní smlouvy (EMPLOYMENT_ADDITION_REP)

Sestava obsahuje kromě údajů z Pracovní smlouvy další údaje týkající se dodatku (např. platnost dodatku).

Dodatky se používají např. pro mzdové výměry, kterých může být po dobu existence smlouvy více a mají rozdílnou platnost. Dodatky se také používají pro zkrácení (výpovědi), nebo prodloužení platnosti smlouvy, které je nutné evidovat.

Druhy šablon (Word, Excel, Jasper)

Šablony mohu být ve formátu

• Jasper (.JRXML) - úpravy se provádějí v nástroji iReport a jsou vyžadovány základní pro
• MS Word (.DOCX)
• MS Excel (.XLS)

Důležité:

• Formáty .DOC s .XLSX nejsou podporávány. Soubory uložte vždy jako XLS, nebo DOCX. Změna přípony nestačí, musí se jednat o správnou strukturu dokumentu a ta se zajistí pouze pomocí funkce Uložit jako a volbou příslušného formátu.
• XLS soubor musí mít pouz jeden list.

Editace Word a Excel šablon

Úvodní tag, použití proměnných, toky textu ve Wordu a použití notepadu.

Nahrání šablony do systému

Vložení šablony, případně vytvoření typu smlouvy nebo dodatku - kdy je to potřeba

Tiskové šablony

Osoby

• Osobní dotazník
• Prázdná výplatnice

Smlouvy

• Pracovní smlouva HPP, DPČ, DPP

Dodatky smlouvy

• Přidělení
• Hmotná odpovědnost

Smluvní dokumenty

• Informace o nástupu do zaměstnání občana EU/EHP
• Informace o ukončení zaměstnání občana EU/EHP

Tisky nových dokumentů

Volba datového zdroje

Pokud potřebujete tisknout nové dokumenty, pak si můžete vytvořit nové šablony. Na začátku je třeba zvolit datový zdroj (id sestavy), který použijete. Nejčastěji se volí:

• person_doc_resp

  • pokud potřebujete tisknout pouze osobní údaje pracovníka (jméno, telefon, mobil, adresa, ...)
  • tisk je možný ze všech přehledů pracovníků nebo detailu pracovníka.

• employment_doc_rep

  • pokud potřebujete tisknout navíc údaje ze smlouvy (platnost od, typ smlouvy, údaje zaměstnavatele, pozice, pracoviště, ...)
  • tisk je možný z přehledu smluv nebo detailu smlouvy. Prokliknout na přehled smluv nebo detail smlouvy se můžete i z pracovníka.

• employment_rep

  • pokud potřebujete vytvořit šablonu nové smlouvy, pak se postupuje stejně. Navíc je ale třeba definovat nový typ smlouvy, kde bude tato šablona použita. Pak tento nový typ smlouvy povolit používat na pracovišti.

• employment_addition_doc_rep

  • pokud potřebujete tisknout navíc údaje z dodatku smlouvy
  • tisk je možný z přehledu dodatků nebo spodní tabulky na detailu smlouvy. Prokliknout na přehled smluv, dodatků a nebo detail smlouvy se můžete i z pracovníka.

• employment_addition_rep

  • pokud potřebujete vytvořit šablonu nového dodatku smlouvy, pak se postupuje stejně. Navíc je ale třeba definovat nový typ dodatku, kde bude tato šablona použita.

Vytvoření souboru šablony:

• Nejdříve vyberte nejvíce podobnou tiskovou sestavu, kterou zkopírujete. Jděte do Šablony pro tisk. Pomocí filtru na sloupci Id sestavy si vyberte zvolený datový zdroj. Zvolte šablonu, klikněte na ni a zobrazí se detail.
• Dokument si stáhněte do počítače a přejmenujte ho. Pojmenujte ho podle toho o jakou novou šablonu se jedná.
• Novou šablonu otevřte ve Wordu/Excelu. Starý text vymažte a ponechte v záhlaví pouze {{VIEW=xxx}}, kde xxx je id sestavy.
• Vložte si potřebný text, obrázky, formátování, tabulky, upravte dokument tak ja potřebujete.
• Místo textů, které chcete dotáhnout do databáze, vložte automatická pole, které jsou popsané u každé tiskové sestavy.

Nahrání šablony

• Jděte do Šablony pro tisk
• Najděte tiskovou sestavu a otevřte ji
• Klikněte na (+) Nová šablona
• Ze seznamu zvolte Id sestavy
• Vložte id a název - Id se snažte vložit podobné, jako u ostatních sestav. Usnadní vám to pak orientaci.
• Typ šablony zvolte Šablona DOCX nebo Šablona XLS
• Uložte a nyní sestavu může používat.

Řešení problémů s tiskem

Tisk do Wordu (.DOCX) končí s chybou, že dokument obsahuje nečitelný obsah.

Otevře šablonu v Libre Office, uložte soubor a nahrajte zpět do systému. Někdy se stane, že MS Word si poškodí vnitřní strukturu vlastního souboru, se kterým pak není možné automatizovaně pracovat. Libre Office tento problém odstraní.