Vzhled
Elektronický podpis dokumentů
Stafio umí poslat pracovníkovi smlouvu, dodatek, daňové prohlášení nebo potvrzení k elektronickému podpisu. Pracovník dokument podepíše na telefonu nebo v počítači a podepsané PDF se automaticky založí k jeho záznamu.
Obálka
Dokumenty se podepisují po obálkách. Obálka patří jedné osobě a obsahuje jeden nebo více dokumentů, které pracovník podepíše najednou. Přehled obálek najdete v modulu Smlouvy, u konkrétní osoby je k dispozici panel Obálky na její kartě.
Obálka vzniká dvěma způsoby:
- při zakládání smluv ze sady — v dialogu stačí zaškrtnout odeslání k podpisu;
- ručně v přehledu obálek — založíte obálku, vložíte do ní dokumenty a odešlete ji.
Vložení dokumentu do obálky kontroluje, že šablona, ze které se bude dokument generovat, je na vaší instanci nastavená. Bez toho by podpis selhal až na konci procesu.
Stavy obálky
| Stav | Význam |
|---|---|
| Otevřená | obálka se připravuje, pracovníkovi zatím nic neodešlo |
| Čeká | obálka byla odeslána a čeká se na podpis |
| Podepsáno | pracovník všechny dokumenty podepsal |
| Stornováno | obálku zrušil koordinátor |
| Odmítnuto | pracovník podpis odmítl |
Přehled obálek vedle stavu ukazuje také stav mailu, takže poznáte, jestli se výzva k podpisu vůbec doručila, a kdo a kdy obálku vytvořil, odeslal a dokončil.
Průběh podpisu
- Koordinátor obálku odešle. Pracovník dostane výzvu s odkazem.
- Pracovník odkaz otevře — buď v mobilní aplikaci, nebo v prohlížeči.
- Podle nastavení proběhne ověření SMS kódem (dvoufaktorové ověření). Zapíná se parametrem vlastníka; pro konkrétní osoby jej lze nastavit odlišně.
- Pracovník si dokument prohlédne a podepíše.
- Stafio na pozadí vytvoří podepsaná PDF, založí je ke smlouvě, dodatku, daňovému prohlášení či potvrzení a odešle pracovníkovi e-mailem.
Ověřovací kódy pro podpis a pro potvrzení mobilního čísla se posílají vždy, i pracovníkovi, který nemá povolené zasílání nabídkových SMS — nejde o obchodní sdělení. Hromadné a nabídkové SMS zůstávají pro takového pracovníka blokované.
V mobilní aplikaci
Pracovník dokumenty najde přímo v aplikaci. Po klepnutí se otevře náhled PDF a pod ním tlačítka Stáhnout a Odeslat e-mailem. Generování dokumentu trvá na serveru několik vteřin; po tu dobu překrývá obrazovku ukazatel průběhu, aby nešlo objednat tentýž dokument několikrát. Podrobnosti popisuje mobilní aplikace.
Když podpis neproběhne
Pracovník výzvu nedostal. Zkontrolujte v přehledu obálek stav mailu a u osoby e-mail a mobil. Bez platného kontaktu se výzva doručit nedá.
Obálka zůstala ve stavu Čeká. Pracovník podpis nedokončil. Obálku můžete stornovat a odeslat znovu.
Obálka je podepsaná, ale u smlouvy chybí dokumenty. Tohle se stávalo, když selhalo generování PDF; dnes se v takové situaci úloha ukončí chybou a e-mail bez příloh neodejde, takže je nesrovnalost vidět hned. Zkontrolujte nastavení tiskové šablony daného typu dokumentu.
Zaškrtnutí „Podepsáno" na smlouvě. Ruční zaškrtnutí bez data podpisu Stafio odmítne — u elektronicky podepsaných dokumentů vyplňuje obojí samo.
Vyzkoušení bez dopadu na ostrá data
Osobu lze označit štítkem Testovací pracovník. Na takové osobě si vyzkoušíte vstupní dotazník i elektronický podpis, aniž byste zasáhli do běžné agendy.
Související
- Vstupní dotazník — obvykle předchází podpisu smlouvy
- Smlouvy a mzdy
- Tisk — šablony dokumentů