XRM - řízení vztahů

XRM (Extended Relationship Management) je řešení pro řízení vztahů se všemi subjekty. Zahrnuje

• CRM - Customer Relations Management, řízení vztahu se zákazníky
• SRM - Supplier Relations Management, řízení vztahu s dodavateli
• TRM - Talent Relationship Management, řízení vztahu s kandidáty
• ATS - Applicant Tracking System, řízení náboru

Základní entitou XRM je aktivita. Aktivita je typicky schůzka, pohovor, hodnocení, úkol apod.

Aktivity mají dvě členění:

• kalendářové, plánované v čase
• úkoly, termínované
• ostatní

Sdílení kalendáře

• Každý uživatel má svůj Kalendář.
• Některé aktivity mohou být sdílené. Nastavení sdílení aktivit se provádí v Typy aktivit.
• Uživatel může nasdílet jiným uživatelům všechny své aktivity. To se provádí v Profilu.

Komu, Kopie a Reference

V aktivitě vždy můžete určit jednoho nebo více příjemců (Komu), kdo bude informován (Kopie) a jakou má aktivita vazbu (Reference).

Komu Příjemce je účastník schůzky, pohovoru nebo odpovědná osoba za úkol. Kopie Kopii dostává ten, kdo má pouze vzít na vědomí, že se aktivita uskuteční nebo že byl zadán úkol. Reference je odkaz na související záznam. To slouží k tomu, aby se neztratila vazba a snadno se dostali k záznamu, kterého se to týká.

Odesílání oznámení a připomenutí

Odesílání oznámení a připomenutí probíhá pouze tomu, kdo je uveden v poli Komu nebo Kopie. Aby se oznámení odeslalo musí být splněno:

• u typu aktivity je definována alespoň jedna šablona (SMS, mail nebo zpráva)
• pokud se jedná pouze o email, pak každý příjemce musí mít vyplněnu emailovou adresu
• pokud se jedná pouze o SMS, pak každý příjemce musí mít vyplněn mobil
• pokud se jedná o email a SMS, pak každý příjemce musí mít vyplněnu buď emailovou adresu nebo mobil
• pokud se jedná o zprávu, tak ta se pošle pouze uživatelům systému

Základní nastavení

• typy aktivit je základní pojmenování záznamu v XRM

  • Nejčastější typy aktivit jsou například pohovor, schůzka, volání, jednání, porada, nabídka. Typy aktivit si můžete pojmenovat sami, jak chcete, včetně toho že se může používat vlastní specifické pojmenování podle kultury vaší firmy. Porada tedy nemusí být pouze nudně pojmenovaná jako Porada, ale může se jmenovat Poradování.

  • Každá aktivita má svůj logický typ, který určuje chování typu aktivity, s jakými údaji pracuje a podle logického typu se také zařazuje do statistik. Na rozdíl od typu aktivity si logický typ nemůžete pojmenovat sami, protože s tímto údajem pracuje interně systém. Více typů aktivit může používat stejný logický typ.

  • Rozlišujeme kalendářové záznamy (plánované v čase), které se zobrazují v kalendáři. úkoly (mají termín) a ostatní, které se zobrazují v seznamu úkolů a na kartách pracovníka, zákazníka, dodavatele.

    • Kalendářové aktivity mají datum a čas od/do, mohou být i celodenní a mají také oznámení. Mohou to být:
      • Schůzka
      • Volání
      • Pohovor
      • Posouzení
      • Přijetí
    • Úkoly mají požadovaný termín, prioritu, % dokončení a mají také oznámení. Mohou to být:
      • Úkol
    • Ostatní aktivity nemají žádné dodatečné údaje
      • Poznámka
      • Jiné
    • Nepoužívané (budou mít využití v některé z nových verzí)
      • Pozice
      • Uchazeč

  • U každé aktivity si můžete zvolit použití (osoba/firma/uživatel...). Použití zajistí, že aktivita se bude nabízet při vytváření ze zvolené agendy. Možné jsou:

    • Osoba (pracovník/uchazeč)
      • Používá se nejčastěji pro Pohovory, Volání, Posouzení, Poznámka
    • Firma (zákazník i dodavatel)
      • Používá se nejčastěji pro Jednání, Nabídka, Poznámka
    • Uživatel
      • Používá se nejčastěji pro Porada, Úkol

• Můžete si naplánovat, kdy bude odeslána připomenutí

• Aktivita může být Sdílená (vidí ji ostatní uživatelé), nebou soukromá. Pak ji vidí pouze ten, kdo ji založil nebo je příjemce či v kopiii.

Vzorec	Vysvětlení
start_date - INTERVAL '1 DAY'	24 hodin před zahájením
due_date	V den a čase termínu dokončení
due_date - INTERVAL '1 DAY'	24 hodin předem termínem
start_date::DATE - INTERVAL '16 HOUR'	Den předem, v 8:00 ráno

• stavy aktivit je aktuální stav záznamu v XRM

  • nejčastější stavy jsou Nová, Dokončeno, Nedovoláno, Rozpracováno, Plánováno...
  • podobně jako u typu aktivity si stavy můžete pojmenovat jak chcete. Stejně jako u typu aktivity, tak u každého stavu aktivity je třeba určit logický typ stavu, podle kterého se řídí jeho chování. Logické typy mohou být
    • Nový
    • Dokončeno
    • Probíhá
  • stavy aktivit se nepoužívají pro aktivity typu Poznámky. U tohoto typu aktivity se logický typ stavu volí vždy Dokončeno.
  • Id stavu musí být jedinečné v rámci celé agentury, tedy napříč všemi typy aktivit — ne pouze v rámci jednoho typu. Doporučujeme ho proto odvozovat od typu aktivity, u kterého stav zakládáte (například NAHLASENISMLOUVY.CHD). Při zadání již použitého Id se stav neuloží a systém ohlásí, že záznam s tímto Id už existuje. Id smí obsahovat pouze velká písmena bez diakritiky, číslice a znaky ., _ a -; název stavu je naopak libovolný text včetně diakritiky.

• výchozí texty pro automaticky vytvářené aktivity nebo když žádný nevyplníte se zadávají přímo u typu aktivity do polí Výchozí název a Výchozí popis.

• šablony mailů jsou šablony, které používají oznámení a připomenutí aktivit

  • V textu mailových vůžete používat zástupná pole a dynamické odkazy

• šablony sms jsou šablony, které používají oznámení a připomenutí aktivit

  • V textu SMS zpráv vůžete používat zástupná pole a dynamické odkazy